Gli eventi privati di successo sono quelli in cui ogni dettaglio è curato nei minimi dettagli e gli invitati si stupiscono non appena varcano la soglia della location.
Il lavoro da compiere è parecchio e ogni aspetto deve coordinarsi perfettamente con il resto, pertanto affidarsi a seri professionisti del settore come Nosilence.it si rivela sempre la soluzione vincente.
Vediamo quali sono i segreti di un evento privato di successo e come far parlare di sé nei giorni a venire.
Organizza l’evento privato pianificando nel dettaglio
Anche se alcuni aspetti necessitano di spirito di improvvisazione e problem solving, ogni evento privato deve essere pianificato nei minimi dettagli.
La prima cosa da fare è quindi scegliere una location adeguata, che possa contenere il numero di invitati previsti e che si presti ad essere allestita nel migliore dei modi.
Se verrà proposto un buffet, questo deve tenere conto del tipo di evento e delle possibili esigenze particolari che potrebbero avere le persone, oltre che essere allestito in modo elegante e accattivante.
L’intrattenimento è alla base di un evento ben riuscito, considerando sempre il tipo di persone che partecipano e le aspettative.
Uno spettacolo di luci o di danza può dare quel tocco di eccentricità che rende memorabile il momento, senza però risultare troppo invadente.
Invia gli inviti con un certo anticipo
Quando si pianifica un evento privato di alto livello è importante che gli invitati siano avvisati per tempo in modo da potersi organizzare.
Il consiglio è di inviare l’invito almeno due settimane prima, utilizzando il classico ed elegante cartaceo oppure ricorrendo a mezzi tecnologici più moderni, anche seguendo il mood dell’evento stesso.
Richiedi conferma circa il numero di partecipanti, così da poterti regolare al meglio in termini di spazio e di food&beverage.
Attivati per promuovere l’evento
Nell’era dei social e della massima condivisione, ogni evento dovrebbe essere promosso così da far parlare di sé e creare un clima di aspettativa.
È possibile quindi fornire degli indizi, porre delle domande ai potenziali interessati o avviare addirittura un video in diretta, così da portare all’interno dell’ambiente esclusivo anche i follower, che nel tempo possono poi diventare potenziali clienti.
Fornisci vaghe informazioni sulla location e l’atmosfera, facendo desiderare a tutti di poter essere sul posto nel giorno prefissato.
L’importanza dell’allestimento
Gli eventi sono fatti per essere goduti e immortalati, quindi un allestimento accattivante e originale è una delle chiavi per essere ricordati.
Crea un abbinamento di colori adeguato al contesto e utilizza luci, palloncini e pannelli, così da conquistare gli ospiti con uno scenario d’eccezione.
Scegli delle hostess professionali
Il ruolo delle hostess è essenziale nella maggior parte degli eventi privati, in quanto fungono da figura di raccordo tra i vari settori e segnalano problematiche e situazioni da risolvere.
Inoltre accolgono gli ospiti con cortesia e professionalità, verificando i presenti e garantendo anche che non si introducano persone non invitate.
Inoltre, distribuiscono materiale pubblicitario, raccolgono dati, forniscono gadget e vigilano sulla buona riuscita dell’evento, dall’inizio alla fine.
Attenzione alla sicurezza
Quando si uniscono molte persone per la partecipazione a un evento, l’ambito della sicurezza è uno dei problemi principali.
In base al numero di invitati e al tipo di location, richiedi l’intervento di personale apposito, che possa verificare entrate e uscite, portare ordine in caso di problemi improvvisi e far sentire le persone al sicuro.
Posiziona in modo strategico i professionisti e fai in modo che vigilino senza essere troppo visibili, così da non rovinare l’atmosfera degli ospiti.